Extraire les informations sans recopier tout le contrat
Relevez la période, le montant du loyer, les charges prévues et les références des avenants. Notez aussi les dates de changement connues et les documents qui les justifient. Votre fiche de travail doit renvoyer au bail signé, sans se substituer à lui ni modifier ses clauses.
Consultez la documentation Service Public pour identifier le type de contrat applicable. Ce guide ne rédige pas un bail et ne vérifie pas sa conformité. Son angle est documentaire : comprendre ce que vous devez comparer avec la banque et quels événements expliquent des différences entre un échéancier attendu et les sommes reçues pendant l’année.
Faire une comparaison mensuelle concrète
Exemple fictif : le bail indique 700 € de loyer et 60 € de charges par mois. Un virement mensuel de 760 € correspond à ces deux éléments. Dans le carnet, vous pouvez saisir 700 € en loyers reçus et 60 € en charges reçues avec une référence commune. Le total doit rester égal au virement.
Sur douze mois intégralement encaissés, les loyers représentent 8 400 € et les charges 720 €, soit 9 120 € de recettes suivies. Si la banque ne montre que onze virements, n’ajoutez pas le douzième par automatisme. Recherchez le mois manquant et documentez séparément ce qui reste à recevoir.
Repérer les événements qui changent la lecture
Un avenant, un départ ou un ajustement peut expliquer qu’un mois diffère du précédent. Conservez le document et sa date d’effet. Une mensualité de 775 € après plusieurs versements de 760 € mérite une explication claire : modification documentée, régularisation, erreur ou autre paiement inclus dans le virement.
Ne déduisez pas la nature d’un écart à partir de son montant seul. Un supplément de 15 € n’est pas nécessairement une révision de loyer. Le carnet conserve la somme reçue et sa référence ; le dossier locatif explique ce qu’elle couvre. Cette méthode évite que l’historique financier devienne une interprétation approximative du contrat.
Préparer le dossier avec les bonnes limites
Rangez le bail signé, les avenants, les décomptes et les pièces de gestion avec votre suivi mensuel. Cochez la ligne de checklist lorsque vous avez retrouvé les documents pertinents pour la période. Ajoutez une liste des écarts à expliquer plutôt que de modifier les montants attendus pour faire correspondre automatiquement les totaux.
Le carnet ne recalcule pas l’indice de révision, ne valide pas un forfait de charges et ne produit pas de contrat. Il aide à établir ce qui a été reçu. Les modalités locatives et les conséquences comptables sont ensuite à examiner dans leurs cadres respectifs, avec les documents qui montrent les faits exacts de votre année.
Questions fréquentes
Dois-je saisir le loyer prévu ou le virement reçu ?
Saisissez le mouvement reçu à sa date bancaire. Conservez le montant prévu et les sommes restant dues dans votre suivi locatif annexe pour préparer l’examen comptable.